Funcionalidades
Para equipos de Procurement, Contract Management, Compliance y HSE que necesitan gestionar solicitudes de subcontratación, documentación y autorizaciones de forma estructurada y trazable.
Subcontracting Validator AI apoya todo el proceso de gestión de subcontratistas, desde la recopilación de la documentación hasta la verificación de requisitos, los controles de compliance y el proceso de autorización.
La solución determina la documentación necesaria en función de las características específicas de la subcontratación, distinguiendo entre documentos generales y específicos. Reutiliza la documentación todavía válida y realiza controles automáticos de integridad, validez y coherencia, identificando documentos que faltan, anomalías y necesidades de integración.
Todo el proceso de verificación y autorización se gestiona y queda trazado, proporcionando a los usuarios una visión actualizada del estado de cada solicitud y de las actividades pendientes.
Actores involucrados
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Procurement
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Contract Management
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Compliance / Risk
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HSE
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Proveedor / Subcontratista
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Usuarios internos responsables del proceso
OUTPUT
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Checklist documental dinámica según el tipo de subcontratación
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Evidencia de documentos presentes, faltantes o que requieren integración
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Controles sobre validez, coherencia y vencimientos
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Alertas sobre anomalías y documentación próxima a vencer
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Estado actualizado del proceso de autorización
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Trazabilidad de controles, integraciones y aprobaciones
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Generación de la documentación prevista para la autorización
KPI
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Estado de avance de las solicitudes de subcontratación
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Documentación pendiente o próxima a vencer
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Número de anomalías detectadas
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Solicitudes pendientes de integración o aprobación
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Tiempo de gestión del proceso de autorización
Integración & contextualización
La solución se configura según las reglas, categorías, actividades y requisitos de subcontratación definidos por el cliente.
La documentación solicitada puede variar en función de las características específicas de cada solicitud. Subcontracting Validator AI permite distinguir los documentos generales de los específicos, reutilizar aquellos que siguen siendo válidos y aplicar los controles correspondientes a cada caso.
La solución puede integrarse con sistemas Procurement y ERP, repositorios documentales, proveedores de información, herramientas de firma y otros sistemas involucrados en el proceso, manteniendo una visión centralizada y trazable de todo el ciclo de gestión de la subcontratación.
