Mashfrog for Procurement è disponibile su MePA

Mashfrog for Procurement (M4P) è ora disponibile per l’acquisto sul Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione. Pubbliche Amministrazioni, enti pubblici e società partecipate possono individuare la suite nel catalogo Acquisti in Rete PA e accedere a soluzioni di intelligenza artificiale dedicate ai processi Procurement attraverso un canale digitale già utilizzato per l’approvvigionamento di beni e servizi, nel rispetto delle procedure applicabili alla singola amministrazione.

M4P è una suite modulare di agenti AI pensata per affiancare le strutture Procurement: non un nuovo ERP o una piattaforma di e-procurement alternativa, ma un livello di intelligenza artificiale che opera sui dati, sui documenti e sui sistemi già in uso.

Perché introdurre l’AI nei processi Procurement della PA

Il ciclo di vita dei contratti pubblici è digitalizzato dal 1° gennaio 2024. Le nuove regole del 2024 richiedono l’uso di PAD certificate e la digitalizzazione accelera le procedure di acquisto delle PA, ma introduce anche nuovi livelli di complessità operativa.

I problemi quotidiani delle strutture procurement sono noti a chi li vive: capitolati da centinaia di pagine, offerte tecniche ed economiche da confrontare manualmente, verifiche ripetitive su DURC, certificazioni, visure camerali e requisiti di ordine generale. Il DGUE semplifica la partecipazione alle procedure pubbliche, ma il volume documentale resta elevato. A questo si aggiungono le comunicazioni da gestire – PEC, richieste di chiarimento, segnalazioni dei fornitori – e la difficoltà nel recuperare rapidamente informazioni distribuite tra ERP, piattaforme di e-procurement, albi fornitori, sistemi di protocollo e fascicoli di gara.

L’intelligenza artificiale per la pubblica amministrazione rappresenta una leva di supporto e potenziamento – non una sostituzione – per ridurre le attività ripetitive, aumentare l’uniformità dei controlli e dedicare più tempo ai casi complessi.

Che cos’è Mashfrog for Procurement (M4P)

Mashfrog for Procurement è una suite modulare di agenti AI specializzati che affiancano i team procurement in tutte le fasi del ciclo procure-to-pay. M4P supporta l’intera vita del ciclo Procure-to-Pay, dalla qualifica fornitori fino alla gestione delle consegne e al monitoraggio contrattuale.

• M4P non è un ERP, non è un mercato elettronico e non sostituisce piattaforme come SAP Ariba, JAGGAER o PAD per gare telematiche. M4P non è una piattaforma di approvvigionamento ma migliora i flussi di lavoro esistenti.
• Gli agenti AI operano su documenti, dati e comunicazioni per automatizzare analisi documentale, controlli, classificazioni e attività operative, lasciando il controllo finale agli utenti secondo il modello human-in-the-loop.
• M4P comprende agenti AI specializzati che supportano i professionisti degli acquisti sia nel procurement pubblico sia in organizzazioni che gestiscono gare sotto soglia e contratti pubblici.
• Il modello operativo di M4P combina AI generativa e decisioni supportate da insights spiegabili, introducendo un approccio di AI procurement centrato su explainable AI, tracciabilità delle evidenze e integrazione con i sistemi esistenti.
• L’architettura è modulare e scalabile, progettata per attivare agenti cognitivi nei processi di approvvigionamento in modo progressivo.

Una suite modulare e integrabile per il procurement pubblico

Mashfrog for Procurement è composta da moduli indipendenti – ciascuno un agente AI – attivabili singolarmente o in combinazione, a seconda dei processi della singola amministrazione o società partecipata. M4P integra l’AI con sistemi ERP e piattaforme di gestione della spesa, consentendo di operare all’interno dell’ecosistema tecnologico già presente.

La suite può integrarsi, in funzione del progetto, con SAP Ariba, JAGGAER, piattaforme di e-procurement, albi fornitori digitali, sistemi documentali e di protocollo informatico. La configurazione avviene sulla base dei processi interni dell’ente, delle regole e dei controlli, dei ruoli e delle autorizzazioni, delle tipologie di gare e contratti da supportare.

La disponibilità di Mashfrog for Procurement MePA permette di introdurre soluzioni AI MePA in modo progressivo, iniziando da un singolo caso d’uso – ad esempio la qualifica fornitori o l’analisi di capitolati – senza cambiare l’ecosistema applicativo esistente di software procurement MePA e PAD.

Gli agenti AI della suite M4P

Gli agenti AI per il procurement di M4P operano come collaboratori digitali specializzati, ciascuno dedicato a un ambito specifico del ciclo di approvvigionamento. L’intelligenza artificiale trasforma l’approvvigionamento automatizzando le attività ripetitive e permettendo ai professionisti di concentrarsi sulle decisioni a maggiore valore. Ogni amministrazione può selezionare solo gli agenti necessari. Tutti operano in modalità human-in-the-loop, producendo evidenze verificabili. Scopri tutti i casi d’uso reali supportati dalla suite.

Vendor Validator AI: controlli su qualifica e monitoraggio fornitori

Vendor Validator AI supporta i controlli nella qualifica fornitori e il monitoraggio continuo degli operatori economici. Analizza visure, certificazioni, attestazioni, DURC, requisiti di ordine generale e speciale, scadenze e rinnovi. Può incrociare dati interni (albi fornitori, precedenti contrattuali) con fonti esterne e infoprovider, segnalando anomalie o incongruenze. La soluzione automatizza e velocizza specifici controlli all’interno dei processi di registrazione, qualifica, aggiornamento e monitoraggio dei fornitori. La soluzione produce esiti, evidenze e segnalazioni a supporto del processo, mentre le valutazioni e le decisioni finali rimangono in capo agli utenti e agli organi competenti dell’Amministrazione.

TenderAI: analisi di capitolati, offerte e documentazione di gara

TenderAI è l’agente dedicato all’analisi della documentazione di gara. Supporta la lettura di capitolati, disciplinari e offerte tecniche ed economiche, il confronto con i requisiti e la predisposizione delle griglie di valutazione. Le evidenze strutturate prodotte dall’agente supportano gli utenti incaricati dell’analisi, mentre l’assegnazione e la validazione dei punteggi rimangono sotto il controllo della commissione o degli utenti autorizzati.

SmartClause AI: analisi e confronto delle clausole contrattuali

SmartClause AI confronta clausole contrattuali con template, clausolari tipo e regole interne dell’amministrazione, evidenziando differenze e possibili rischi. Aiuta gli uffici legali e gare a controllare la coerenza tra contratto, offerta aggiudicataria e documentazione di gara. Supporta la ricerca rapida di clausole su penali, SLA, proroghe, revisione prezzi e recesso, tracciando le evidenze per verifiche successive.

ContractGuardian AI: controlli su anomalie e rischi contrattuali

ContractGuardian AI supporta il monitoraggio dei contratti durante il loro ciclo di vita. Analizza il documento contrattuale e le informazioni collegate per individuare scadenze, obblighi, penali, livelli di servizio e altri elementi che richiedono attenzione. La soluzione supporta il monitoraggio delle principali milestone e degli adempimenti previsti dal contratto, producendo alert ed evidenze a supporto degli utenti incaricati della gestione contrattuale. Le valutazioni e le decisioni finali restano in capo ai responsabili autorizzati.

DocSum AI: sintesi ed estrazione delle informazioni dai documenti

DocSum AI genera sintesi strutturate da documenti complessi: capitolati, relazioni tecniche, allegati contrattuali, report di avanzamento. Produce elenchi di punti chiave, tabelle di requisiti e indicatori.

SentimentMail AI: gestione intelligente di email e PEC

SentimentMail AI classifica automaticamente email e PEC relative a gare, contratti, ordini e contestazioni. Individua contenuto, urgenza, scadenze e destinatari interni corretti, suggerendo azioni coerenti con le procedure dell’ente. Aiuta a evitare la perdita di comunicazioni importanti – richieste di chiarimenti, osservazioni dei fornitori, segnalazioni, inviti o solleciti – e a gestire i tempi di risposta con maggiore tracciabilità.

SmartInbound AI: supporto alle entrate merci e al ciclo DDT–ordine

SmartInbound AI legge i documenti di consegna ricevuti, estrae dati quali riferimenti dell’ordine, quantità e matricole e confronta le informazioni con i dati presenti nell’ERP. Gli esiti vengono utilizzati per supportare o automatizzare, secondo la configurazione prevista, la registrazione dell’Entrata Merci.

Expediting AI: monitoraggio ordini, consegne e criticità operative

Expediting AI segue l’avanzamento di ordini e contratti: date di consegna, ritardi, solleciti, lead time. Integra informazioni da ERP, sistemi di magazzino, email e PEC dei fornitori, generando alert tempestivi su possibili criticità. Expediting AI monitora lo stato degli ordini, le date previste, i ritardi e le comunicazioni dei fornitori, supportando la gestione dei solleciti e l’individuazione tempestiva delle criticità di consegna.

Audit Guardian AI: controlli documentali e verifiche sul campo

Audit Guardian AI supporta la preparazione, l’esecuzione e la rendicontazione degli audit su cantieri, sedi operative, fornitori e altri ambiti soggetti a verifica.

Prima dell’audit, la soluzione può eseguire pre-check sulla documentazione richiesta, verificando presenza, validità, scadenze e coerenza di certificazioni, autorizzazioni, documenti di sicurezza e altre evidenze previste dalla checklist.

Durante l’audit, gli utenti possono seguire controlli strutturati, registrare esiti, non conformità, osservazioni ed eventuali evidenze fotografiche. Al termine delle verifiche, Audit Guardian AI supporta la predisposizione del report, la classificazione delle anomalie e il monitoraggio delle azioni correttive.

Le checklist, i documenti e le regole di controllo vengono configurati in base alla tipologia di audit e ai requisiti dell’organizzazione. L’intelligenza artificiale supporta gli auditor nelle attività preliminari e nella produzione delle evidenze, mentre la validazione degli esiti rimane sotto il controllo degli utenti incaricati.

Procurement Assistant: interrogare dati e documenti in linguaggio naturale

Procurement Assistant consente agli utenti di porre domande in linguaggio naturale su fornitori, gare, contratti, ordini, fatture e performance. Aggrega dati da diversi sistemi e restituisce risposte sintetiche con riferimenti alle fonti. Esempi: “quali contratti scadono nei prossimi 90 giorni?”, “quali operatori economici hanno forniture attive in una certa categoria merceologica?”, “quali gare hanno ritardi nelle consegne?”. Riduce il tempo dedicato alla ricerca e favorisce una gestione data-driven del procurement pubblico.

AI procurement integrata con i sistemi esistenti

Mashfrog for Procurement è pensata per integrarsi con i sistemi già utilizzati dalla pubblica amministrazione, non per sostituirli. La disponibilità su MePA riguarda la modalità attraverso cui la suite può essere acquistata. M4P non è invece una piattaforma di approvvigionamento digitale utilizzata per gestire la procedura di gara: opera a supporto dei processi e può integrarsi con MePA, altre PAD, ERP e piattaforme Procurement in funzione del caso d’uso.

Le integrazioni possibili includono SAP S/4HANA, SAP Ariba, JAGGAER, piattaforme di e-procurement certificate, albi fornitori digitali, sistemi documentali, sistemi di protocollo e infoprovider esterni. I connettori e i flussi dipendono dal sistema sorgente e l’integrazione viene definita in base all’architettura dell’ente. Gli agenti AI lavorano sui documenti e sui dati già presenti – bandi, contratti, fatture elettroniche, DGUE, fascicoli di gara, comunicazioni PEC – garantendo tracciabilità e audit trail delle analisi svolte end to end.

Human-in-the-loop: il controllo resta agli utenti

Il modello human-in-the-loop di M4P prevede che l’IA esegua analisi preliminari, proponga classificazioni, evidenzi anomalie, sintetizzi documenti e produca report con motivazioni e riferimenti alle fonti. Le decisioni tecniche, amministrative e contrattuali rimangono agli utenti autorizzati.

Gli output prodotti dagli agenti sono accompagnati, in funzione del caso d’uso, da evidenze, motivazioni e riferimenti ai documenti o ai dati analizzati. Questo approccio rafforza la trasparenza e la verificabilità delle analisi, facilitando controlli interni e audit sui processi gestiti.

I benefici di una suite AI modulare per la Pubblica Amministrazione

I vantaggi dell’adozione di M4P non riguardano solo l’efficienza, ma la qualità complessiva della gestione del procurement pubblico:

• Riduzione delle attività manuali ripetitive su documenti, verifiche e comunicazioni
• Analisi più rapide di documenti di gara e contratti, con maggiore uniformità dei controlli
• Migliore tracciabilità delle verifiche effettuate, utile per audit e controllo interno
• Segnalazione tempestiva di anomalie, alert e scadenze (rinnovi contrattuali, certificazioni, ritardi)
• Riduzione del tempo dedicato alla ricerca di informazioni tra sistemi diversi

L’IA riduce i costi operativi nelle operazioni di approvvigionamento e le aziende utilizzano l’IA per automatizzare attività ripetitive e migliorare la conformità. La modularità consente di iniziare da un singolo agente e ampliare progressivamente, in base ai risultati e alla maturità digitale dell’ente, senza sostituire l’intero ecosistema applicativo.

Come acquistare Mashfrog for Procurement su MePA

Mashfrog for Procurement è pubblicata sul catalogo del Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione. Il MePA serve le pubbliche amministrazioni italiane, da piccoli Comuni a Ministeri, e il MePA ha subito un rifacimento significativo nel maggio 2022, migliorando l’esperienza di navigazione e ricerca. Il MePA consente alle PA di risparmiare tempo nei processi di acquisizione e le piattaforme di e-procurement riducono i costi di acquisto.

Per inserire M4P MePA nei piani di approvvigionamento, è possibile coinvolgere fin da subito RUP, ufficio gare, ufficio IT e responsabili della trasformazione digitale. Mashfrog può fornire la denominazione esatta della soluzione, il riferimento a catalogo, eventuali codici articolo e la descrizione dell’offerta. Le modalità di affidamento e gli aspetti giuridico-amministrativi restano di competenza della singola amministrazione. Acquistare soluzioni AI MePA come M4P facilita la programmazione e la rendicontazione delle iniziative di digitalizzazione del procurement.

Richiedere una demo della suite M4P

Le amministrazioni possono richiedere una demo personalizzata per verificare come gli agenti AI lavorano su casi d’uso concreti: qualifica fornitori, gestione gare, analisi contratti, expediting forniture. Durante la demo è possibile individuare Mashfrog for Procurement MePA nel catalogo, capire quali agenti attivare per primi, identificare i processi da automatizzare e valutare le integrazioni con ERP ed e-procurement esistenti.

L’obiettivo non è sostituire le piattaforme già in uso, ma abilitare una strategia di AI procurement che valorizza gli investimenti esistenti e potenzia il lavoro delle persone.

Contatta il team M4P per ricevere i riferimenti della soluzione su MePA, organizzare una sessione dimostrativa e progettare un percorso di adozione graduale della suite Mashfrog for Procurement.

Domande frequenti su Mashfrog for Procurement e MePA

Mashfrog for Procurement è disponibile su MePA?

Sì. Mashfrog for Procurement (M4P) è disponibile per l’acquisto tramite il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione nell’ambito del programma Acquisti in Rete PA. Si tratta di una suite di agenti AI per il procurement pubblico, configurabile in base alle esigenze di ciascuna amministrazione. Mashfrog può fornire i riferimenti necessari – denominazione a catalogo, eventuale codice articolo, descrizione dell’offerta – per individuare correttamente la soluzione sul portale.

Tutti gli agenti M4P sono disponibili su MePA?

La suite comprende diversi agenti AI specializzati: Vendor Validator AI, TenderAI, SmartClause AI, Contract Guardian AI, DocSum AI, SentimentMail AI, SmartInbound AI, Expediting AI, Audit Guardian AI e Procurement Assistant. La configurazione effettiva dell’offerta e i componenti inclusi vengono definiti sulla base delle esigenze dell’Amministrazione e della relativa scheda a catalogo.

È possibile acquistare un solo agente AI?

M4P è una suite modulare. L’amministrazione può decidere di attivare uno o più agenti, ad esempio iniziando dalla qualifica fornitori o dall’analisi delle gare. Questo consente di introdurre gradualmente l’intelligenza artificiale per la pubblica amministrazione, riducendo l’impatto organizzativo. La scelta dei moduli viene definita in base ai processi da automatizzare, ai sistemi esistenti e alle priorità strategiche.

M4P sostituisce i sistemi di Procurement già presenti?

No. Mashfrog for Procurement non sostituisce ERP, piattaforme di e-procurement, albi fornitori, sistemi di gestione contratti o mercato elettronico. Si integra con questi strumenti per automatizzare analisi documentale, controlli, classificazioni e supporto decisionale. L’obiettivo è potenziare l’ecosistema applicativo esistente, valorizzando gli investimenti già effettuati in software procurement MePA e PAD.

Quali processi può supportare M4P?

M4P può supportare qualifica e monitoraggio dei fornitori, analisi della documentazione di gara, confronto delle offerte, controllo delle clausole, monitoraggio contrattuale, sintesi documentale, gestione degli audit, classificazione di email e PEC, supporto alle Entrate Merci, expediting e ricerca trasversale su dati e documenti.

L’intelligenza artificiale prende decisioni autonome?

Gli agenti AI di M4P non sostituiscono le decisioni delle stazioni appaltanti. Eseguono analisi, pre-check, classificazioni, segnalazioni e producono evidenze tracciabili. Le decisioni finali su gare, aggiudicazioni, esclusioni e gestione dei contratti rimangono in capo agli utenti autorizzati. Questo garantisce un modello di AI procurement pienamente human-in-the-loop, coerente con i principi di responsabilità e trasparenza della PA.

Come trovare Mashfrog for Procurement sul catalogo MePA?

Per individuare la soluzione è consigliabile contattare Mashfrog per ricevere la denominazione completa, il riferimento a catalogo e le informazioni descrittive. Una volta ottenuti i riferimenti, i responsabili acquisti possono utilizzare il motore di ricerca del portale Acquisti in Rete PA per accedere alla scheda della soluzione. Mashfrog non fornisce consulenza sulle procedure di affidamento, ma può supportare l’ente nell’interpretare l’offerta tecnica e funzionale della suite AI.